Videosorveglianza e geolocalizzazione, guida al modello.

Il 5 maggio 2016 il Ministero del Lavoro ha pubblicato il modello unificato con cui richiedere l’autorizzazione a installare impianti di videosorveglianza e/o di geolocalizzazione, completo anche negli aspetti più tecnici: l’impresa dovrà limitarsi a compilarlo ed allegare la documentazione richiesta. Allo stesso tempo, l’impegno è notevole laddove le dichiarazioni rilasciate siano sottoscritte nel rispetto dell’art. 76 Dlgs 445/00 in materia di responsabilità penali per le dichiarazioni mendaci.

Il nuovo articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, a seguito delle modifiche introdotte dal Jobs Act in combinato con la normativa privacy, prevede che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori possano essere impiegati:

“esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale”.

Il tutto, previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o aziendali, oppure con autorizzazione della DTL.

Nel rispetto dello Statuto dei Lavoratori e del Codice Privacy l’impresa deve quindi impegnarsi a trattare i dati personali esclusivamente per soddisfare esigenze organizzative e produttive o per la sicurezza sul lavoro, nonché a non utilizzare i dispositivi di tracciamento al fine di monitorare il comportamento e gli spostamenti di autisti o altro personale. Allo stesso modo dovrà essere fornita adeguata informazione (dipendenti, terzi, clienti, ecc.) in merito all’adozione di detti strumenti, per mezzo di opportuna informativa e di apposita segnaletica.

Le dichiarazioni elencate nel modello non sono mere enunciazioni di principio: se da una parte si semplifica le procedura autorizzativa, dall’altra diventa cruciale che azienda provveda a dare concreta attuazione a quanto ivi dichiarato. Vediamo di seguito quelle obbligatorie (tra le altre).

Videosorveglianza

• L’angolo di ripresa delle telecamere (fisse o mobili) dovrà essere indirizzato soltanto verso le aree di rischio e nel rispetto della riservatezza dei lavoratori;
• le registrazioni dovranno essere custodite sotto chiave o “sotto password” e vi potranno accedere solo gli indicati legale rappresentante (o delegato) e il rappresentante dei lavoratori;
• andranno rispettate le prescrizioni in materia di conservazione (24 ore) dettate dal Codice Privacy e dai provvedimenti del Garante;
• dovrà essere allegata la planimetria dell’impianto specificando anche numero e posizione delle telecamere, lunghezza focale e profondità di campo, posizione dei monitor e dispositivo di registrazione;
• dovrà essere allegata una dettagliata relazione tecnico-descrittiva sulla gestione e l’utilizzo dell’impianto di videosorveglianza

Geolocalizzazione

• Nella fase di installazione, utilizzo dei sistemi di rilevazione e gestione dei dati acquisiti saranno rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza, per mezzo di dispositivi opportunamente configurati che potranno rilevare, oltre all’ubicazione del veicolo, la distanza percorsa, i tempi di percorrenza, il carburante consumato, la velocità media del veicolo;
• il monitoraggio della posizione non deve essere effettuato in via continuativa ma solo quando necessario;
• dovranno essere rispettati i tempi di conservazione così come prescritto dal Garante;
• gli operatori economici che forniscono i servizi di localizzazione dovranno essere nominati responsabili del trattamento;
• dovrà essere allegata una dettagliata relazione tecnico-descrittiva contenente le modalità di localizzazione del sistema satellitare GPS, con la descrizione e disposizione delle apparecchiature nella sede ricevente.

Si rimane lievemente perplessi in merito alle modalità di comunicazione e di informazione prese in considerazione dal modello. Nella nota in calce, infatti, si specifica che il modello deve essere obbligatoriamente compilato in digitale e poi inviato per posta elettronica (!) o PEC all’ufficio competente. Parrebbe dedursi che soltanto in via facoltativa l’invio del modello potrebbe essere eseguito a mezzo di posta certificata, laddove, a giudizio di chi scrive, sarebbe dovuto esser obbligatorio tout court; ma soprattutto non si prevede la possibilità di firmare il modello digitalmente chiedendo tra l’altro di allegare un documento di riconoscimento in caso di invio a mezzo fax o per posta certificata. Allo stesso modo, anche per il pagamento dei bolli, si obbliga la consegna a mano non prevedendo –neanche in via alternativa– la possibilità di pagamento per via telematica.

In ogni caso, accantonando queste ultime considerazioni operative, si deve ritenere che senz’altro il modello aiuterà molto le aziende a regolarizzare la loro posizione nel momento in cui decidano di adottare sistemi di videosorveglianza o geolocalizzazione.